Сотрудник не вышел на работу: как отражается неявка в табеле учета рабочего времени?

16021
Зачем работодателю вести табель учета рабочего времени персонала? Как отображается неявка сотрудников в табеле? Как выглядят унифицированные формы для учета рабочего времени и графы, в которые вписываются дни неявок в табеле? Ответы на эти вопросы – в нашей статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как отображается неявка в табеле учета рабочего времени;
  • как правильно указать код причины неявки в табеле;
  • как обозначить неявку по невыясненной причине; 
  • как выглядят унифицированные формы для учета рабочего времени и графы, в которые вписываются дни неявок в табеле.

Все без исключения организации (даже небольшие компании с ограниченным штатом и работодатели – физические лица) обязаны вести табель учета рабочего времени персонала.

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы скачать файлы и получить доступ к более чем 3000 кадровых документов

Сотрудник не вышел на работу: как отражается неявка в табеле учета рабочего времени?

Должностная инструкция табельщика

Акт о неполучении сотрудником заработной платы

Табель учета рабочего времени (унифицированная форма Т-13)

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (унифицированная форма Т-12)

Табель учета рабочего времени персонала позволяет:

  • отражать точное количество часов, отработанных каждым сотрудником;
  • быстро и точно производить расчет заработной платы с учетом кодов документа; фиксировать случаи невыхода сотрудников на работу, отмечая дни неявок в табеле;
  • получать сведения о соблюдении работниками установленного режима труда (опоздание или неявка в табеле являются основаниями для применения дисциплинарных взысканий).

Более подробно о табеле учета рабочего времени вы можете узнать в статье.


Внезапная неявка сотрудника на работу – неприятное событие, причиной которого может быть как непредвиденное обстоятельство, с которым человек не в состоянии справиться (болезнь, несчастный случай на дороге, стихийное бедствие и т. д.), так и банальное нежелание выполнять трудовые обязанности. Как бы там ни было, кадровик обязан зафиксировать любой факт невыхода на работу в табеле учета рабочего времени.

Как в табеле отмечать неявку?

Для начала следует разобраться, что представляет собой табель учета рабочего времени. В настоящее время все организации могут вести учет с применением разработанных Госкомстатом России унифицированных форм (Т-12 и Т-13). 

Форма Т-12 считается наиболее универсальным вариантом, поскольку может применяться любой компанией, а форма Т-13 используется только предприятиями, на которых установлена автоматическая система контроля явок на работу (турникеты). Стандартная форма Т-12 заполняется довольно просто, образец заполнения и доступный для скачивания универсальный бланк вы найдете на нашем сайте. Вся информация вносится в виде кодов (буквенных и цифровых обозначений).

Табель составляется в единственном экземпляре, а обязанности по его заполнению возлагаются на уполномоченное лицо – табельщика, специалиста по кадровой работе, руководителя структурного подразделения. Принципы работы с табелем учета рабочего времени изложены в примерном варианте должностной инструкции табельщика.

Каждая организация в зависимости от особенностей функционирования может вносить изменения в должностные инструкции или унифицированные формы Т-12 и Т-13 (например, добавлять недостающие строки или столбцы). Все коррективы должны утверждаться приказом руководителя.

Для обозначения невыхода сотрудника на работу используются специальные коды неявок: в табеле для фиксации таких кодов имеются ячейки (по две – для буквенного кода и соответствующего ему цифрового обозначения – на каждое число месяца). Если сотрудник не выходит на работу, в ячейку этого рабочего дня вместо стандартного кода «Я» (явка) вписывается код неявки, который выбирается из перечня утвержденных обозначений с учетом реальной ситуации.

Код причины неявки в табеле: виды, особенности применения

Кроме самого факта невыхода сотрудника на работу, в табеле учета рабочего времени фиксируется еще и причина неявки. Набор стандартных буквенных и цифровых кодов охватывает широкий спектр причин и позволяет корректно отображать любые ситуации, в том числе:

  • отсутствие на рабочем месте по причине отстранения от работы без оплаты – код НБ;
  • невыход на работу в связи с задержкой заработной платы – код НЗ;
  • отсутствие на рабочем месте по причине отстранения от работы с сохранением заработной платы – код НО; 
  • неявку по невыясненной причине (до выяснения обстоятельств) – код НН;
  • неявку в связи с отпуском – код ОТ (если отпуск основной) или ОД (если речь идет о дополнительном отпуске);
  • служебную командировку – код К;
  • отсутствие по причине временной нетрудоспособности – код Б;
  • невыход на работу в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей – код Г;
  • невыход на работу без уважительных причин, прогул – код ПР;
  • выходной или праздничный день – код В;
  • дополнительные оплачиваемые выходные дни – код ОВ;
  • дополнительные неоплачиваемые выходные дни – код НВ.

Каждому буквенному коду, с помощью которого отражается неявка в табеле, соответствует стандартное цифровое обозначение, которое также вносится в соответствующую графу (под буквенным кодом). Чтобы зафиксировать тот или иной код причины неявки в табеле учета рабочего времени, у лица, уполномоченного вести документ, должны быть веские документальные основания.

Так, чтобы внести код «Б» (временная нетрудоспособность), необходимо основание в виде листка нетрудоспособности, выданного работнику медицинским учреждением. А код «Г» (выполнение государственных или общественных обязанностей, к которым может относиться даже ликвидация последствий стихийных бедствий) вносится только на основании приказа руководителя организации по основной деятельности. Если нет никаких документов, оправдывающих или объясняющих причину отсутствия сотрудника на рабочем месте, следует выбрать код «НН» (неявка по невыясненным причинам). В дальнейшем, после выяснения обстоятельств, этот код можно исправить на более точно отражающее ситуацию обозначение.

Особую скрупулезность и точность должностному лицу, ответственному за ведение табеля, следует проявлять при отражении факта прогула (код «ПР»). В случае возникновения трудового спора между организацией и работником, уволенным за прогул, именно табель учета рабочего времени считается одним из основных (и наиболее веских) документальных доказательств правоты работодателя. Если в табеле нет отметки «ПР» (либо же отсутствует сам документ), работодателю будет крайне сложно доказать правомерность увольнения сотрудника по заявленной статье.

Любая налоговая проверка может сопровождаться сверкой сведений, содержащихся в бухгалтерской и кадровой отчетности, с информацией, зафиксированной в табеле рабочего времени. Суммарное количество отработанного времени и количество неявок в табеле и других документах должны совпадать. Поэтому необходимо аккуратно и своевременно проставлять каждый код: любое опоздание, простой или неявка в табеле –  это документальное отражение соблюдения (или несоблюдения) работником установленного на предприятии трудового распорядка.


Чтобы не допустить ошибок при заполнении табеля учета рабочего времени и оформлении кадровых процедур, связанных с подсчетом отработанных часов, опозданий, прогулов и других значимых событий, ознакомьтесь с нашими материалами:

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Как заполнять табель учета рабочего времени? Давайте разберемся

Как организовать учет рабочего времени в сложных ситуациях?

Все о штатном расписании и табеле учета рабочего времени

Как построить работу с табелем учета рабочего времени?



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.67%
  • Иногда 56.25%
  • Не оформляем срочников 19.08%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль