Как правильно оформить уведомление об отпуске

18213
Инструкция, как правильно уведомить работника о предоставлении ему ежегодного оплачиваемого отпуска с образцами уведомления об отпуске.

Содержание статьи:

  • уведомление об отпуске как вид кадрового документа;
  • уведомление о начале отпуска по графику;
  • используем готовый образец уведомления о начале отпуска;
  • как уведомить об отпуске сотрудника, работающего по внешнему совместительству?

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы скачать файлы и получить доступ к более чем 3000 кадровых документов

Как правильно оформить уведомление об отпуске

Уведомление сотрудника о дате начала его отпуска

Памятка сотруднику на случай отпуска

Положение об отпусках

Кадровикам по долгу службы часто приходится заниматься составлением уведомлений. Этот вид кадровой документации  применяется в случаях, когда работодателю необходимо донести до сотрудника определенную информацию – например, уведомить работника о расторжении трудового договора, внесении изменений в штатное расписание, начале процедуры сокращения штата компании, начале отпуска и т.д.

Основной трудностью, с которой кадровый работник сталкивается при оформлении уведомлений, является отсутствие унифицированных форм, которые можно было бы использовать. Приходится самостоятельно разрабатывать документ. Используя готовый образец уведомления о начале отпуска, вы сэкономите время. 


Читайте подробнее об отпуске работника в статье >>>


Несмотря на произвольную форму составления уведомления о начале ежегодного оплачиваемого отпуска, образец оного должен обязательно содержать следующие пункты:

  • номер документа, а также место и дату его подписания;
  • наименование организации и данные о работнике (фамилию и инициалы, должность, а также название структурного подразделения, в котором он трудится);
  • период, на который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск;
  • подпись генерального директора организации.

В принципе, самый лаконичный и простой образец уведомления об отпуске уже содержит все необходимые пункты, кадровику достаточно просто вписать в него требуемые сведения. Если работник берет в дополнение к ежегодному оплачиваемому отпуску несколько дней отдыха за свой счет, то сведения об этом в уведомление об отпуске не вносятся.

Как происходит уведомление об отпуске по графику?

Ежегодные оплачиваемые отпуска должны предоставляться работникам в соответствии с графиком, утверждаемым заранее (ст. 123 Трудового кодекса РФ). Работник, который трудится в штате организации первый год, может написать стандартное заявление о предоставлении отпуска, которое рассматривается работодателем и может служить основанием для ухода сотрудника в ежегодный оплачиваемый отпуск.

Если речь идет об отпуске, предоставляемом в соответствии с заранее утвержденным графиком, работодатель обязан заблаговременно направить работнику уведомление об отпуске. Чтобы случайно не пропустить дату начала отпуска очередного сотрудника, кадровик должен держать у себя под рукой график отпусков, а при необходимости – своевременно вносить в него требуемые изменения, исправлять ошибки или неточности. В этом случае вы всегда будете иметь дело с актуальным документом, к которому можно в любой момент обратиться за точными сведениями.

Закон требует, чтобы уведомление о начале отпуска поступало в письменной форме и в установленные сроки (не позже, чем за четырнадцать календарных дней до даты, с которой начинается отпуск). Многие работодатели ошибочно предполагают, что данная дата является фиксированной, и направлять сотруднику уведомление о начале отпуска ранее, чем за две недели, нет смысла. На самом деле это можно сделать в любой момент после окончательного утверждения руководством организации графика ежегодных оплачиваемых отпусков на текущий год.

Кроме того, уведомление о начале отпуска относится к категории документов, с которыми работника необходимо ознакомить строго под роспись. Происходит процедура по стандартной схеме: уведомление об отпуске печатается в двух экземплярах, направляется работнику, а тот, в свою очередь, ставит на одном из экземпляров отметку о получении уведомления, а также подпись и дату, после чего возвращает подписанный документ в отдел кадров.

Затягивать сроки не стоит: согласно действующим правовым нормам (ст. 5.27 КоАП РФ), работодатель, который с опозданием (позже, чем за две недели до начала отпуска) уведомляет о нем работника, может быть оштрафован. Сотрудник, получивший уведомление о предоставлении отпуска с опозданием или вовремя не получивший отпускные, имеет право подать письменное заявление о переносе отпуска на другой период, и работодатель обязан будет удовлетворить данное требование, согласовав новые сроки отпуска с работником.

Издавая приказ о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска, можно сделать это таким образом, чтобы ознакомление уходящего в отпуск сотрудника с данным документом происходило не позже, чем за две недели до даты начала отдыха. Благодаря такому дальновидному шагу работодатель будет застрахован от претензий со стороны работника, поскольку ознакомление с приказом о предоставлении отпуска также осуществляется под роспись.

Уведомление об отпуске работника, занятого на условиях внешнего совместительства

Сегодня в штате многих компаний числятся сотрудники, работающие на условиях внешнего совместительства. Кадровики таких организаций иной раз сталкиваются с трудностями при оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска для совместителей, поскольку сомневаются в правильности и целесообразности применения стандартной процедуры при данной форме занятости. На самом деле подводных камней здесь не так уж и много: как и все остальные работники, совместители имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск, причем очередность ухода на отдых определяется общим графиком отпусков на стандартных основаниях.

Требовать от совместителя справку о сроках предоставления ему отпуска по основному месту работы не нужно: данное требование не только никак не обусловлено законодательно, но и способно создать дополнительные проблемы для кадровика. Если организация, являющаяся основным местом работы совместителя, затянет сроки утверждения графика отпусков, вы рискуете подписать свой график отпусков позже, чем планировалось.

Уведомление об отпуске работнику, являющемуся внешним совместителем, направляется в обычном порядке, в двух экземплярах, с условием ознакомления с документом под роспись. Можно использовать стандартный образец уведомления об отпуске, применяемый работодателем в остальных случаях.

Читайте материалы по теме:

Отпуск для нового сотрудника: разъясняем спорные моменты

Работник не хочет идти в отпуск: предлагаем варианты

Может ли сотрудник работать во время отпуска

Как правильно оформить уведомление об отпуске

Вебинар 28 марта "Составляем положение о премировании. Как безопасно прописать годовые, квартальные и ежемесячные премии"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Какими признаками и особенностями обладает премия
  2. Новое в законодательстве о выплате премий
  3. Где надо и не надо устанавливать премию и какие вопросы необходимо учитывать
  4. Кто может и должен устанавливать премию
  5. Переменная и фиксированная часть оплаты труда
  6. Вопросы и проблемы отсроченных выплат/li>
  7. Кабальные соглашения о выплатах с отдельными сотрудниками

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Оформите подписку на печатный или электронный журнал «Кадровое дело»

Каждый месяц - несколько десятков статей, исследований, комментариев экспертов на актуальные темы. Подпишитесь и получите доступ к кадровым сервисам и бонусам, среди которых есть такие востребованные, как персональные консультации по телефону и бесплатное обучение. Подписаться >>



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль