Практика самостоятельной разработки учетных форм

1170
Оформление первичной документации часто входит в перечень повседневных трудовых обязанностей кадровиков. Начиная с 2013 года, на предприятиях вводится практика самостоятельной разработки учетных форм, в связи с чем даже у опытных кадровых работников могут возникать определенные сложности (поскольку ранее в делопроизводстве применялись исключительно типовые формы).
Оформление первичной документации часто входит в перечень повседневных трудовых обязанностей кадровиков. Начиная с 2013 года, на предприятиях вводится практика самостоятельной разработки учетных форм, в связи с чем даже у опытных кадровых работников могут возникать определенные сложности (поскольку ранее в делопроизводстве применялись исключительно типовые формы).
 

 

Следует заметить, что далеко не всегда типовые формы, разработанные и утвержденные Госкомстатом России, удовлетворяют все запросы кадровиков. Унифицированные документы попросту не отражают всех особенностей сложных кадровых процессов, происходящих в организации, оставляя оформление наиболее щекотливых и трудоемких этапов той или иной процедуры (например, увольнения сотрудника) на усмотрение кадровика. При этом до начала 2013 года действовал запрет на удаление каких-либо строк и реквизитов из типовых форм (кадровый работник мог только добавлять необходимые ему элементы документа).

На практике это выливалось, как правило, в банальное заполнение готовой формы Госкомстата, но такое решение сложно назвать оптимальным: к сожалению, подобные документы отличаются громоздкой структурой и отражают текущую ситуацию не в полной мере. Ярким примером несоответствия формы документа его содержанию является использованный без изменений типовой бланк с шапкой «Приказ (распоряжение)», который многие кадровики по привычке заполняют без внесения каких-либо корректив, издавая, таким образом, и приказ, и распоряжение одновременно.

С 1 января 2013 года закон «О бухгалтерском учете», обязывавший кадровых работников применять исключительно унифицированные учетные формы, утратил свою актуальность. Вступил в действие Федеральный закон № 402-ФЗ от 6.12.2012 года, согласно которому руководители организаций получили право лично утверждать формы для применения в кадровой работе, а использование типовых форм Госкомстата больше не является обязательным. Процедура самостоятельной разработки учетных форм не отличается сложностью: подготовкой всех документов, предназначенных для утверждения, занимается бухгалтерия, куда кадровики и передают для обработки все стандартизованные документы, которые предполагают в дальнейшем применять на практике.

Чтобы избежать проблем при составлении, утверждении и повседневном использовании самостоятельно разработанных или отредактированных учетных форм, необходимо четко понимать: название документа должно максимально полно и точно отражать его содержание. Если речь идет о штатном расписании, необходимо озаглавить утверждаемую форму именно таким образом, а не использовать малопонятные или более громоздкие синонимы («штатная расстановка», «оргструктура штатной численности» и т.д.).

Разумеется, создать «с нуля» новый документ не так просто, но здесь приходят на помощь специализированные издания и рекомендации экспертов. Советы специалистов помогут поэтапно, от начала и до конца, проанализировать процесс составления учетных форм, а также понять, какие элементы целесообразно добавить в типовую форму, какие — убрать. Единожды приведя типовые формы в соответствие с насущными потребностями организации, можно использовать их в течение длительного периода времени.

Парадоксально, но некоторые элементы типовых учетных форм, разработанных и утвержденных Госкомстатом, абсолютно не соответствуют требованиям трудового законодательства. Например, в форме приказа о переводе работника (Т-5), в реквизите основания присутствует разделительный союз «или», который при доработке целесообразно убрать, чтобы в результате получить другой, более удобный и правильный документ. То же самое можно сказать и о стандартной форме приказа об увольнении, неоднократно подвергавшейся справедливой критике со стороны практикующих кадровиков и экспертов. Содержащаяся в данном документе фраза «прекратить трудовой договор (уволить) — ненужное зачеркнуть» вызывает резонные нарекания, поскольку, во-первых, понятия «прекратить трудовой договор» и «уволить» не противоречат друг другу, а во-вторых, бланк приказа не является анкетой или опросным листом, в котором допустимо что-то перечеркивать или подчеркивать.

Отдельно стоит рассмотреть вопрос использования так называемых сводных приказов, при составлении которых в одном документе (например, в стандартном приказе о приеме на работу) указываются данные сразу нескольких сотрудников. Сегодня такие приказы практически не издаются, поскольку подобная практика идет вразрез с законодательством, предписывающим неразглашение личных данных работников, и считается прямым его нарушением, но потребность сэкономить время при оформлении кадровых процессов, которые имеют определенные особенности и требуют их указания в документе, остается.

В таких случаях эксперты рекомендуют работодателям утвердить несколько стандартных форм индивидуальных приказов (о приеме на работу, об увольнении, о переводе работника и т. д.), разработанных с учетом особенностей трудового процесса (для филиалов, для отдельных категорий работников, для определенных обстоятельств). Таким образом, кадровик будет располагать обширным набором учетных форм, которые можно использовать в любой ситуации. Например, приказ об увольнении работника будет издаваться с использованием наиболее подходящей из утвержденных организацией форм: живого работника можно уволить путем расторжения трудового договора, а если работник погиб или пропал без вести, используется более корректная форма приказа, не содержащая слово «увольнение» (его можно заменить фразой «прекращение трудового договора в связи с ...» и указанием точной причины — смерти работника, признания его без вести пропавшим и далее по обстоятельствам).

Нелишним и дальновидным решением представляется и внесение изменений в типовую форму приказа об отпуске. Даже минимальная адаптация стандартного бланка к практическим аспектам кадровых процессов (например, добавление дополнительных граф в стандартную форму приказа об отпуске и параллельно с этим — в график отпусков) позволяет в дальнейшем вносить в этот документ важную информацию. Дело в том, что ст. 124 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя предоставлять каждому работнику, своевременно не реализовавшему свое право на ежегодный оплачиваемый отпуск, соответствующий вид отпуска в течение следующих 12 месяцев. Именно на этот период кадровик, согласно действующим нормам, составляет график предстоящих отпусков.

Наличие дополнительной графы позволит безболезненно вносить в составляемый график информацию о двух отпусках — и прошлогоднем (не использованном работником своевременно), и отпуске за текущий год, тем самым избегая путаницы и в полной мере выполняя требование трудового законодательства. В то время как унифицированная форма Т-6 (приказ об отпуске), утвержденная Госкомстатом, позволяет вписать в раздел «А» только один ежегодный оплачиваемый отпуск. Следовательно, расширение зоны «А» бланка приказа обеспечит кадровику возможность документально закрепить факт предоставления работнику дополнительного ежегодного оплачиваемого отпуска.

Также в доработке и усовершенствовании нуждается оформляющая часть приказа: удалив из типовой формы лишние слова и прочерки, оставляемые для обозначения должности и инициалов руководителя, и заменив их конкретной информацией (изначально указав все необходимые сведения о конкретном должностном лице, заверяющем документ), организация получает удобный, приведенный в нормальный вид бланк.

Не стоит ограничиваться переработкой и дополнением уже существующих типовых форм, следует создавать собственные унифицированные документы для применения в стандартных ситуациях. Такие формы, отражающие наиболее важные и значимые этапы кадровых процессов, позволяют значительно упростить работу с первичной документацией. В качестве примера можно привести разработку и утверждение организацией простого бланка приказа об изменении анкетно-биографических данных сотрудника (фамилии, имени и т.д.). Дело в том, что Госкомстат никогда не занимался разработкой подобной формы. Результатом ее отсутствия является нелицеприятная статистика: на многих предприятиях с досадной регулярностью издаются некорректно оформленные приказы. Готовая форма, предписывающая сменить в учетных документах фамилию или другие анкетные данные работника (с указанием причины внесения изменений), сведет к минимуму связанные с изданием приказа трудозатраты, сэкономит время и позволит избежать неприятных ошибок.

До недавнего времени кадровики использовали в работе всего шесть унифицированных учетных форм, утвержденных Госкомстатом (приказы о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска, переводе, командировке и поощрении работников). Для всех остальных кадровых процедур типовые документы не разрабатывались, что на практике нередко вызывало определенные трудности и не лучшим образом влияло на оперативность работы кадровиков.

Возможность самостоятельной разработки организациями собственных унифицированных форм не стоит рассматривать, как призыв полностью отказаться от использования утвержденных Госкомстатом типовых документов (тем более что среди них есть весьма удачные образцы). Скорее, это шанс усовершенствовать уже существующие формы, адаптировав их к текущим потребностям организации и требованиям действующего трудового законодательства: даже в бланк графика отпусков, который кадровики в большинстве своем называют практичным и продуманным, можно добавить дополнительные элементы (например, графу об ознакомлении сотрудника с данным документом под роспись), которые сделают его еще более удобным. Вступившие в силу изменения трудового законодательства не запрещают использовать разработанные Госкомстатом учетные формы без переработки, но работодатель должен сделать выбор: предполагает он в дальнейшем применять типовые бланки или введет в обиход свои собственные версии документов.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.41%
  • Иногда 56.47%
  • Не оформляем срочников 19.12%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль