Штатное расписание: составляем без ошибок

58248
Штатное расписание – документ, который должен быть у каждого работодателя. Этот документ полезен не только с организационной, то и с практической точки зрения. Штатное расписание сразу дает информацию о вакантных должностях, что позволяет без труда оформлять прием на работу или перевод работника на другую должность.

Из этой статьи вы узнаете:

  • надо ли компании каждый год утверждать новое штатное расписание;
  • когда и каким образом можно менять штатное расписание;
  • обязан ли работодатель доводить до сведения работников штатное расписание.

На что обратить внимание при составлении штатного расписания

Удобнее всего при составлении штатного расписания (ШР) воспользоваться унифицированной формой № Т-3. Напомним, что в настоящее время применение унифицированных форм не является обязательным. Организации вправе самостоятельно разрабатывать и утверждать необходимые для них формы учетных документов. Между тем, большинство компаний по-прежнему использует унифицированные формы, поскольку это привычно и удобно.

Для госорганизаций действуют свои правила: для них формы документов первичного учета установлены и утверждены в соответствии с бюджетным законодательством.

При составлении ШР работодатель самостоятельно решает, указывать период его действия или нет. Трудовое законодательство не ограничивает время действие штатного расписания. Поэтому, если при утверждении документа, вы специального не оговорили срок его действия, ШР будет применяться до тех пор, пока вы не замените его новым.

Если же срок действия ШР установлен, документ применяется в течение этого срока. По окончании периода действия расписания надо утвердить новый документ, причем новое ШР может полностью соответствовать прежнему.

В ШР включается информация о:

  • структурных подразделениях;
  • наименованиях должностей;
  • количестве штатных единиц по каждой должности;
  • размерах окладов;
  • надбавках и их размерах.

Отметим, что ШР – это структурный документ. В нем не надо указывать данные работников, которые занимают определенные должности. Если вам необходим документ, где будет собрана информация обо всех должностях организации с указанием конкретных работников, занимающих эти должности, используйте в этих целях специальный документ – штатную расстановку.

Специальная форма для штатной расстановки не предусмотрена. Для составления штатной расстановки будет удобно использовать унифицированную форму ШР, дополнив ее специальными графами, в которых будут указаны сведения о конкретном работнике: фамилия, имя, отчество, а также другие необходимые для вас сведения.

Указываем наименование должности в штатном расписании без ошибок

ШР содержит информацию обо всех имеющихся в организации должностях. В нем должны быть указаны как должности, занятые работниками, так и вакантные. По общему правилу, наименование должности может устанавливать сам работодатель. Но это правило имеет исключения. Если работа связана с вредными факторами, наименование должности должно точно соответствовать квалификационному справочнику или профстандарту.

Обращаем внимание, что использование иностранных слов или букв при определении наименования должности недопустимо. Так, например, нельзя применять такие наименования как web-разработчик, PR-менеджер. Все кадровое делопроизводство должно вестись исключительно на русском языке. В противном случае организации грозит административный штраф на основании ст.5.27 КоАП РФ, а у работника могут возникнуть проблему с определением стажа при начислении пенсии.

Следующий момент, на который необходимо обратить внимание. Установление разных окладов по одной должности не допускается. Трудовое законодательство запрещает вводить разную оплату за труд одинаковой ценности. Поэтому дифференцировать оплату работников вы можете путем введения категорий. Например, в ШР можно установить должности: специалист 1 категории, специалист 2 категории. И по этим должностям предусмотреть уже разные оклады.

Также не стоит вводить в ШР вилки окладов. Этот факт трудовые инспекторы всегда квалифицируют как нарушение трудового законодательства и штрафуют организации. Составлять отдельное штатное расписание для филиала или другого обособленного подразделения не надо. По общему правилу ШР составляет организация-работодатель, а филиал (другое структурное подразделение) не является отдельным юридическим лицом. Поэтому вся информация о должностях филиала включается в общее штанное расписание по организации.

Вебинар 28 марта "Составляем положение о премировании. Как безопасно прописать годовые, квартальные и ежемесячные премии"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Какими признаками и особенностями обладает премия
  2. Новое в законодательстве о выплате премий
  3. Где надо и не надо устанавливать премию и какие вопросы необходимо учитывать
  4. Кто может и должен устанавливать премию
  5. Переменная и фиксированная часть оплаты труда
  6. Вопросы и проблемы отсроченных выплат/li>
  7. Кабальные соглашения о выплатах с отдельными сотрудниками

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Вносим изменения в штатное расписание

Периодичность внесения изменений в ШР трудовым законодательством не установлена. Работодатель самостоятельно решает, когда именно ему необходимо изменить документ. Как правило, необходимость внесения изменений вызвана фактическими обстоятельствами: введение новых должностей или штатных единиц, исключение из штатного расписания определенных должностей.

Существует два способа изменения ШР.

Первый – руководитель утверждает новую редакцию ШР. Для этого надо предварительно подготовить новое расписание, а генеральный директор своим приказом утверждает его и вводит в действие с определенной даты. Второй – вносятся отдельные изменения в существующее штатное расписание. В этом случае надо издать приказ о внесении изменений в штатное расписание и непосредственно в приказе указать какие именно предусмотрены изменения.

Оба варианта изменения ШР расписания могут применяться на работодателем. На практике выбор способа изменений зависит от объема поправок. Так, если оно меняется значительно, целесообразно утвердить новую редакцию документа. Если же планируются точечные изменения, можно внести поправки в действующую форму. Для составления приказа о внесении изменений в данный документ, воспользуйтесь предлагаемым нами образцом.

Штатное расписание: составляем без ошибок

Скачать бланк приказа >>>

Скачать образец приказа >>>


О главном говорят эксперты

Штатное расписание: составляем без ошибок

Галина ДУГИНА,
юрист, кандидат педагогических наук, эксперт журнала «Кадровое дело»

Работодатель сам вправе решать, на какой срок составляется штатное расписание. Как правило, его оформляют на один год, после чего утверждают новое. Такое расписание может действовать на протяжении всей деятельности организации, то есть быть бессрочным.


Штатное расписание: составляем без ошибок

Екатерина АРАКЧЕЕВА,

директор ГБУ Московского городского правового Центра «Защита» (Москва)

В случае возникновения необходимости по переименованию должностей или структурных подразделений, изменения существующих окладов, сокращения штата работников вносятся корректировки в действующее ШР или же принимается новое по форме, удобной работодателю. Внесение изменений или создание нового расписания утверждаются приказом руководителя организации.


Штатное расписание: составляем без ошибок

Надежда СЕНАТОРОВА,
начальник отдела юридического и кадрового сопровождения ЗАО «КИА Системы» (Москва)

Даты утверждения и введения в силу нового штатного расписания необязательно должны совпадать. Так, при проведении крупных кадровых перестановок отделу кадров может предоставляться временной промежуток для оформления всех требуемых документов по ротации персонала. Но все документы должны быть готовы к дате введения в действие нового расписания.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль