Составляем характеристику на сотрудника. Шаблоны документов.

11590
Является ли информация о том, что сотрудник работает в организации, его персональными данными? – Да, является. Можно ли предоставить характеристику на бывшего работника по запросу кадрового агентства? – Можно, если работник дал агентству письменное согласие на такой запрос. Кто подписывает характеристику? – Руководитель организации.

Кадровикам часто приходится составлять официальный документ с отзывом о деятельности определенного сотрудника – служебную характеристику. В зависимости от цели, с которой она составлена, ее можно использовать как внутри организации, так и за ее пределами. При этом нет какой-либо установленной формы такого документа, из-за чего он часто получается чисто формальным или, наоборот, чересчур субъективным. Какие разновидности характеристик существуют? В каком порядке их составлять? Как при этом не нарушить Закон о защите персональных данных ?

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы скачать файлы и получить доступ к более чем 3000 кадровым документам

Составляем характеристику на сотрудника. Шаблоны документов.

Образец характеристики на сотрудника

Реквизиты характеристики

Характеристика составляется в произвольной форме, желательно на бланке организации, а также допускаются печатный и рукописный варианты. При этом она должна соответствовать общим правилам оформления деловых документов (требованиям ГОСТ Р 6.302003 ) .

На практике все тексты служебных характеристик, независимо от цели, с которой они составляются, содержат несколько информационных блоков. Средний размер характеристики обычно не превышает одного листа формата А4. Документ заверяется подписью руководителя или уполномоченного им работника (с указанием фамилии и инициалов) и печатью организации. Обязательно указывается дата выдачи характеристики. Она распечатывается в двух экземплярах: один выдается работнику, а второй остается у работодателя.

 

Как составить характеристику?

Как правило, характеристику на работника составляет его непосредственный руководитель. Кадровик обязан проверить правильность указанных в ней данных, в том числе законность и объективность оценочных сведений.

1. Определите цель составления характеристики и разработайте ее план. Содержание характеристики зависит от ее вида (внешняя или внутренняя), места требования, цели представления. Так, например, в характеристике на бывшего сотрудника обычно указывают, насколько он может быть успешен в той позиции, на которую претендует. С этой целью описывают конкретные достижения работника на последнем месте работы , при условии, что он претендует на аналогичную должность либо близкую к ней по уровню ответственности.

На практике о том, какие моменты следует выделить особо (помимо общих реквизитов), сотрудник кадровой службы советуется с непосредственным руководителем сотрудника, с самим работником или его адвокатом (если отзыв направляется в правоохранительные органы или суд).


Совет

Составляя внешнюю характеристику на сотрудника, поинтересуйтесь у него самого, на каких моментах нужно сделать акцент


 

2. Будьте объективными. Данные об образовании, трудовой деятельности, награждениях, взысканиях работников содержатся в их личных карточках или личных делах (если они ведутся), в материалах по результатам оценочных мероприятий (например аттестации). От того, насколько данные, указанные в характеристике, соответствуют действительности, может зависеть возможность смягчения наказания, оправдания (для обвиняемых граждан) и даже судьба человека. Так, например, положительная служебная характеристика может склонить чашу весов в пользу усыновителя , выступая в качестве дополнительного аргумента. Несмотря на то что по закону она и не является обязательным документом, необходимым для усыновления ребенка


Внимание!

Работник вправе ознакомиться с содержанием характеристики и дополнить ее заявлением, выражающим его собственную точку зрения ( ч. шестая ст. 89 ТК РФ )


 

Документы в тему

Документ
Поможет вам
Глава 14 ТК РФ Уточнить, что понимается под персональными данными сотрудника, соблюсти требования по их защите
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон о персональных данных), постановление Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» Разобраться в том, как правильно обрабатывать персональные данные работников, чтобы у проверяющих не было претензий
Статьи 13.11 , 13.14 КоАП РФ Узнать об ответственности за нарушение правил работы с персональными данными

Виды характеристик

Вид
Инициатор
Содержание
Цель
Внутренняя Работодатель Данные о деловых качествах сотрудника, его потенциале, рекомендации по использованию его способностей и др. – Определить, можно ли перевести работника на вакантную должность;– применить меры поощрения или дисциплинарного взыскания;– направить в ответственную служебную командировку и др.;– понять, соответствует ли работник занимаемой должности или выполняемой работе (в ходе аттестации)
Внешняя Работник, сторонняя организация, государственный орган Данные о деловых качествах сотрудника. Состав информации зависит от места требования – Поступить в учебное заведение;– получить кредит;– добиться разрешения на усыновление ребенка;– устроиться на работу;– доказать положительные или отрицательные качества обвиняемого (в суде)

Структура характеристики

Часть
Сведения
Вводная (заголовок) Наименование организации выдавшей документ, название документа (характеристика), Ф.И.О. работника (полностью), его должность, дата и место составления документа
Описательная Год рождения работника, его образование, стаж работы в организации, должности, которые занимал сотрудник и обязанности, значимые результаты деятельности, данные о поощрениях, мерах ответственности
Заключительная (вывод) Цель и наименование организации, для которой выдана характеристика, либо формулировка: «Выдана для представления по месту требования» (для внешней характеристики)

Составляем характеристику на сотрудника. Шаблоны документов.

3. Придерживайтесь нейтрального стиля изложения. Характеристика – официальный документ, поэтому он не должен быть эмоциональным и экспрессивным. Излагайте факты от третьего лица в настоящем или прошедшем времени: окончил, работал, имеет, выполняет. Информацию подавайте сдержанно, кратко и четко: «Достиг (чего?)», «Реализовал (что?)», «Оптимизировал (что?)». Поскольку отзыв будет восприниматься другими людьми, важно писать понятным языком, без ошибок, избегая иноязычных заимствований, сокращений (кроме общепринятых) и узкоспециальных терминов. Это правило особенно актуально для внешних характеристик.

 

Что запрещает закон?

При составлении характеристики помните, что работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника, которые не относятся к его трудовой деятельности . Например, о его политических, религиозных убеждениях, жилищных условиях, участии в профсоюзной деятельности или членстве в общественной организации ( п. 4 и п. 5 ч. первой ст. 86 ТК РФ). Вот выдержки из характеристик, которые нарушают требования закона о персональных данных: «Не раз привлекался к административной ответственности за распитие спиртных напитков в общественном месте…» или «Является активистом общественной организации по охране природы…».

Нужно перечислять только те качества работника, что относятся к его профессиональной деятельности и деловым навыкам, которые могут быть подтверждены. Например, оценивать сотрудника как ответственного и исполнительного неправильно, если у него есть дисциплинарные взыскания за опоздания или невыполнение производственных заданий.

Поскольку персональные данные относятся к конфиденциальной информации, на работодателя возлагается обязанность обеспечить их защиту от неправомерного использования. По общему правилу передача персональных данных работника другим организациям возможна только с его письменного согласия ( ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных ). Исключение составляют два случая: когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника и когда это установлено федеральными законами ( ст. 88 ТК РФ ).

Если соискатель на вакансию представит характеристику с прошлого места работы по запросу нового работодателя, тот обязан взять с него письменное согласие на обработку его персональных данных. В этом документе должно быть указано: для каких целей кандидат на должность передает свои данные потенциальному работодателю, на какой срок и какие действия он разрешает с ними осуществлять. Например, разрешает ли передать сведения из характеристики другим юридическим лицам, хранить ее копию до закрытия вакансии или определенное количество лет и т. д.


Совет

Написать характеристику помогут нормативные акты, регламентирующие содержание внутренних характеристик госслужащих. Например, Приложение 8 к приказу Государственного таможенного комитета РФ от 4 июня 2003 г. № 620


 

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Составляем характеристику на сотрудника. Шаблоны документов.

Татьяна БАСТРЫКИНА,
начальник отдела кадров ООО «Челябинский завод автосервисного оборудования» (г. Челябинск):

– Характеристика может понадобиться работнику как в организации, так и за ее пределами. Внутренняя нужна, например, при решении вопросов о переводе работника, о применении мер поощрения или в ходе аттестации. Внешняя предоставляется по запросу сторонних организаций и госорганов, например при получении кредита или усыновлении.

Составляем характеристику на сотрудника. Шаблоны документов.

Евгений ТИТОВ,
начальник службы качества ОАО «Канашский завод резцов» (г. Канаш, Чувашская Республика):

– Характеристику на работника, как правило, составляет его непосредственный руководитель. Кадровик должен проверить законность и объективность оценочных сведений, а также правильно ли указаны данные сотрудника. Работник вправе дополнить характеристику заявлением, выражающим его собственную точку зрения.

Составляем характеристику на сотрудника. Шаблоны документов.

Валентина МИТРОФАНОВА,
кандидат экономических наук, генеральный директор Института профессионального кадровика (Москва):

– Работодатель, который выдает характеристику непосредственно работнику по его просьбе, не нарушает законодательство. В такой ситуации информация передается самому владельцу персональных данных, а не третьим лицам.

Исправляем ошибку

Ошибка
Как правильно
Кадровое агентство иногда обращается в организацию с запросом о предоставлении характеристики на бывшего работника, ссылаясь на заполненную анкету, в которой соискатель расписался под словами: «Не возражаю против проверки указанных мною сведений». В такой ситуации надо дополнительно указать, что сведения будут запрашиваться у предыдущих работодателей на основании письменного запроса, и перечислить вопросы, которые будут интересовать агентство ( п. 3 ст. 86 ТК РФ , п. 4 ст. 9 Закона о персональных данных ).
Что будет, если…
Если бывший работник организации обратится в Государственную инспекцию труда с жалобой на нарушение порядка обработки его персональных данных, инспектор может привлечь организацию к ответственности в виде штрафа до 50 000 рублей ( ст. 90 ТК РФ , ст. 5.27 КоАП РФ ).

 

Материал подготовил Александр БРЯНЦЕВ, юрист компании LEVINE Bridge (Москва)

Составляем характеристику на сотрудника. Шаблоны документов.

Оформите подписку на печатный или электронный журнал «Кадровое дело»

Каждый месяц - несколько десятков статей, исследований, комментариев экспертов на актуальные темы. Подпишитесь и получите доступ к кадровым сервисам и бонусам, среди которых есть такие востребованные, как персональные консультации по телефону и бесплатное обучение. Подписаться >>



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль