Каков порядок ведения дел после отмены унифицированных форм

48055
Отмена унифицированных форм Госкомстата повлекла возникновение множества вопросов, требующих точных ответов. Так, бюджетные организации не имеют права разрабатывать собственные формы первичных документов. Кроме того, любым компаниям разрешено и дальше пользоваться унифицированными формами, а некоторые из них даже рекомендуется применять, как, например, личную карточку по форме №Т-2. Чтобы отмена унифицированных форм не повлекла за собой недоразумений в организации работы отдела кадров, необходимо поэтапно разобраться с произошедшими изменениями

Отмена унифицированных форм Госкомстата повлекла возникновение множества вопросов, требующих точных ответов. Так, бюджетные организации не имеют права разрабатывать собственные формы первичных документов. Кроме того, любым компаниям разрешено и дальше пользоваться унифицированными формами, а некоторые из них даже рекомендуется применять, как, например, личную карточку по форме № Т-2.

Чтобы отмена унифицированных форм не повлекла за собой недоразумений в организации работы отдела кадров, необходимо поэтапно разобраться с произошедшими изменениями.

Этап первый. Уточнение изменений, произошедших в кадровом делопроизводстве

Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно неважно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет. Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких как название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение). Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии. За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились.

Компании и в дальнейшем могут пользоваться унифицированными формами «Т», это не запрещено законом. Согласно Положению № 373-П, в обязательном порядке должны использоваться в неизменном виде формы № Т-49 и Т-53, позволяющие учитывать рабочее время и производить расчет с персоналом по оплате труда (расчетно-платежная и платежная ведомости).

Уточнить номера унифицированных форм приказов, продолжающих действовать в 2013 году, можно в Положении о порядке ведения кассовых операций с банкнотой и монетой Банка РФ на территории России от 12.10.2011 № 373-П (утверждено Банком России).  Ознакомиться с новыми требованиями оформления учетных первичных документов предлагает Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В разработке типовых форм документов, включающих в себя персональные данные, поможет Постановление Правительства РФ от 15. 09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».

Узнать об унифицированных формах по оплате и учету труда для бюджетных организаций можно с помощью Приказа Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти, органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными учреждениями и Методических указаний по их применению», а также с помощью Приказа Министра обороны РФ от 28.03.2008 № 139 «О формах документов, используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил РФ».

Этап второй. Выбор метода ведения кадрового учета – по собственным или унифицированным формам

Не во всех компаниях целесообразно отказываться от имеющихся унифицированных форм, поэтому, прежде всего, следует правильно оценить необходимость разработки собственных бланков. Избегать обращения к альбому унифицированных форм документов следует тогда, когда типовые бланки не учитывают особенности компании. Например, они не справляются  с выполнением учетной функции или не соотносятся с рабочими процессами иностранной фирмы, имеющей в РФ филиал или представительство. Чтобы не вести двойной учет по российскому законодательству и правилам компании, необходимо просто разработать собственные бланки документов.

Особенности каждого способа ведения кадрового учета
Цель
Формы «Т»
Неунифицированные формы
Разработка и утверждение формы в быстрые сроки Это возможно в связи с тем, что стандартные формы имеют все обязательные реквизиты, кроме требований к подписи Затруднительно, так как разработка бланков возможна только при наличии опыта и специальных знаний
Учесть специфику организации Всегда имеется возможность, поскольку разрешается модернизация типовых форм, которые до 01.01.2013 можно было лишь дополнять Всегда возможно, но при обязательном наборе реквизитов. Компания изначально заносит в документ кадровые ситуации в удобной для себя форме
Выигрыш трудового спора Возможно, поскольку у судей и проверяющих не появятся лишние претензии к ведению кадровых документов Затруднительно, так как законодательство не имеет точных указаний относительно вида самостоятельно разработанных форм
Автоматизация учета кадров Возможно, поскольку автоматизированные системы учета кадров по умолчанию производят формирование документов по типовым формам Затруднительно вследствие необходимости перенастройки автоматизированной системы кадрового учета
 

Если компании гораздо удобнее пользоваться альбомом унифицированных форм документов, то в формы «Т» можно вносить лишь некоторые корректировки, например, добавление поля для расшифровки подписи, удаление кодов, номера формы и ссылки на постановление Госкомстата. Не стоит отказываться от использования личной карточки по форме № Т-2, где отмечаются данные о воинском учете, обязательные для ведения каждым работодателем, согласно п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе».

Образец приказа об утверждении альбома форм первичных документов

Как вести дела кадрового отдела после отмены унифицированных форм?

Этап третий. Внесение изменений в типовые формы или разработка первичных бланков

Согласно п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, после отмены унифицированных форм бухгалтерия отвечает за разработку документов. На плечи работодателя возлагается организация процедуры таким образом, чтобы документы, касающиеся кадрового отдела, разрабатывались в тесном сотрудничестве с этой структурой организации. Для оптимизации производства в бланках необходимо использовать наборы стандартных выражений и фраз, а также трафаретные тексты. Информация должна излагаться кратко, емко и исключать двусмысленное толкование документа.

Заполнение больших сводных форм на практике часто вызывает затруднение – для структурирования таких бланков из них следует удалить лишнюю информацию и ненужные графы. Скорректированные бланки для удобства можно поместить в альбом унифицированных форм документов, снабдив его инструкцией по заполнению. К таким формам, требующим сокращения объема информации, можно отнести: табель учета рабочего времени № Т-13, табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда № Т-12, график отпусков № Т-7, штатное расписание № Т-3.

Образец штатного расписания

Как вести дела кадрового отдела после отмены унифицированных форм?

В качестве примера приведем совместную работу начальника отдела кадров ООО «Каравелла», Марины Крыловой, и главного бухгалтера этой компании.  В фирме будет использован альбом унифицированных форм документов, измененный под собственные нужды. От начальника отдела кадров поступило предложение удаления из бланков реквизитов, не применяемых в компании и не включенных в состав обязательных, к которым относятся коды ОКПО и ОКУД, а также ссылки на постановление Госкомстата и номер формы. В обязательном порядке было предусмотрено во всех формах место, где производится расшифровка подписи.

Этап четвертый. Утверждение разработанной формы приказом руководителя

Для утверждения новых бланков используется приказ руководителя. С вступившим в силу приказом должны быть ознакомлены все работники, оформляющие кадровые документы.

Мнение экспертов

Как вести дела кадрового отдела после отмены унифицированных форм?

Марина Коротина,
главный специалист по управлению персоналом автономной некоммерческой организации «Транспортная дирекция Олимпийских игр» (Москва):

– Перечень обязательных реквизитов первичных документов по учету труда и его оплаты остался практически без изменений. Небольшие отличия связаны с требованием указывать не только подписи сотрудников, оформивших кадровое действие, их фамилии и инициалы.

Как вести дела кадрового отдела после отмены унифицированных форм?

Валентина МИТРОФАНОВА,

кандидат экономических наук, руководитель Института профессионального кадровика:

– Решение о возможности использования унифицированных форм с 1 января 2013 года каждый работодатель принимает самостоятельно. Поскольку унифицированные формы приказов включены во все компьютерные программы, используемые бухгалтерами и кадровиками, скорее всего, работодатель долго будет пользоваться ими.

Как вести дела кадрового отдела после отмены унифицированных форм?

Екатерина Щетинникова,
работник по кадровым и правовым вопросам российского представительства компании «ВВЛ Корп.» (г. Королев):

– Сначала следует подготовить образцы бланков по учету труда в виде альбома унифицированных форм с поэтапной инструкцией для их заполнения, а затем утвердить разработанные форматы документов приказом руководителя.
 

Смотрите образец заполнения трудовой книжки генерального директора.

e.kdelo.ru
Статьи в тему: «Чем опасно бездумное использование шаблонов документов в кадровой работе» (№ 10, 2012)
«Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (№ 10, 2009)
«Составляем инструкцию по кадровому делопроизводству» (№ 5, 2006)



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль