напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неизвестная почта или логин
Неверный логин или пароль
Введите пароль

Практический журнал
по кадровой работе

График отпусков: работа над ошибками

3 сентября 2012   19970   

Имеет ли право муж на ежегодный отпуск в период декрета жены? – Да, независимо от стажа работы в организации.

Обязан ли работодатель переносить отпуск по просьбе сотрудника? – Нет, не всегда.

Нужно ли вносить в утвержденный график сведения о вновь принятых работниках? – Нет, не нужно.

Во многих организациях вместе с уходящим летом заканчивается отпускной бум. А значит, для кадровиков самое время навести порядок в графике отпусков: проверить, отражены ли в нем фактические отпуска работников, исправить возникшие ошибки. Рассмотрим самые типичные из них.

Ошибка 1. Дату отпуска перенесли, а в графике не отразили

График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). При этом обязательно нужно учесть мнение профсоюза (если он есть в организации). Утвержденный график как локальный нормативный акт обязателен для всех, поэтому если работнику нужно перенести отпуск, ему необходимо получить согласие работодателя. Если договоренность достигнута, нужно отразить перенос отпуска в кадровых документах (см. образец).

e.kdelo.ru
Статьи в тему: «Отпуск: продлеваем и переносим (когда и как это нужно делать)» (№ 4, 2012)
«График отпусков 2010: последние штрихи» (№ 12, 2009)
«График отпусков: исполняем и планируем» (№ 12, 2008)
«Как рассчитать отпуск с последующим увольнением

Ошибка 2. Работодатель отказывается переносить отпуск, хотя обязан

Некоторые работники имеют право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время. Отказать в переносе отпуска такому сотруднику работодатель не вправе, даже если пожелание работника пойти в отпуск в определенный период было учтено при подготовке графика отпусков. Например, к ним относятся:

  • сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
  • женщины – перед отпуском по беременности и родам или после него (ст. 122, 260 ТК РФ);
  • мужчины в период отпуска по беременности и родам жены (ч. четвертая ст. 123 ТК РФ);
  • работники, усыновившие ребенка (или детей) в возрасте до трех месяцев (ч. третья ст. 122 ТК РФ);
  • совместители – им дни отдыха предоставляются одновременно с отпуском по основному месту работы (ч. первая ст. 286 ТК РФ);
  • работники, супруги которых являются военнослужащими, – отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
  • некоторые категории граждан, подвергшихся воздействию радиации (Закон РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»);
  • инвалиды войны, ветераны боевых действий (ст. 14–19 Федерального закона от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ «О ветеранах»).

Внимание!
Для отдельных категорий работников, например в возрасте до 18 лет, в графике отпусков должны быть запланированы удлиненные отпуска.

Ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению с работником должен быть продлен или перенесен на другой срок в случаях (ч. первая ст. 124 ТК РФ), например, когда сотрудник брал больничный во время отпуска или выполнял во время отпуска государственные обязанности (с освобождением от работы).

По желанию сотрудника и на основании его письменного заявления работодатель обязан перенести отпуск на другой срок, если отпуск своевременно не оплатили или работника предупредили о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала (ст. 124 ТК РФ).

На практике иногда возникают ситуации, когда отпуск переносится по просьбе сотрудника и это является более предпочтительным для обеих сторон, чем, например, продление отпуска. Решение о переносе отпуска в этом случае принимается по соглашению между работодателем и работником.

Пример

Работник попал в аварию и сломал ногу за пять дней до начала отпуска. Продление отпуска после больничного не выгодно ни сотруднику (лето уже закончится), ни работодателю (работник будет отсутствовать слишком долго). В итоге было достигнуто соглашение о перенесении отпуска на другой срок.

help.kdelo.ru/vk
В разделе «Виртуальный кадровик» вы найдете дополнительный образец заявления о продлении или переносе части отпуска.

Для переноса отпуска нужно:

  • получить от работника заявление с просьбой о переносе отпуска либо согласие на отзыв из отпуска, если отпуск переносится по инициативе работодателя;
  • издать приказ о переносе отпуска (в свободной форме);
  • ознакомить работника с приказом под роспись;
  • внести сведения о переносе отпуска в график отпусков.

Если переносится часть отпуска, в приказ о его переносе необходимо включить пункт о перерасчете отпускных сумм, а в графике отпусков указать как фактический период отпуска, так и предполагаемое время использования оставшихся дней.

Документы в тему
Актуальные тексты документов доступны подписчикам электронного журнала на e.kdelo.ru
Документ
Поможет вам
Статья 123 ТК РФ Организовать работу по составлению графика отпусков
Статья 124 ТК РФ Учесть все нюансы при продлении или переносе отпуска работнику
Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление Госкомстата России № 1) Найти унифицированные формы, которые нужно заполнить, когда сотрудники уходят в отпуск
Статья 5.27 КоАП РФ Убедить руководителя в важности соблюдения графика отпусков

Ошибка 3. Работник отказывается идти в отпуск по графику

Исполнение графика отпусков обязательно как для работника, так и для работодателя (ч. вторая ст. 123 ТК РФ). Увы, работники не всегда соблюдают это правило и отказываются идти в отпуск, ссылаясь на то, что у них много работы и заменить их некем. Однако следует помнить, что запрещено не предоставлять ежегодный отпуск два года подряд (ч. четвертая ст. 123 ТК РФ). И работодатель может понести материальную ответственность за нарушение этой нормы в виде штрафа для должностного лица в размере от 1000 до 5000 рублей и для организации – от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ).

Совет
Чтобы работники поняли, что ходить в отпуск – это их обязанность, можно тем, кто в течение двух лет отказывается уходить в отпуск, объявлять замечания.

Итак, что делать, если работник не уходит в отпуск? В первую очередь, необходимо при составлении графика (как правило в декабре) собрать с руководящих работников служебные записки, где указаны периоды, в которые они хотят отдохнуть, учитывая при этом, что одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Затем необходимо вовремя, не позднее чем за две недели до начала отпуска, издать приказ и ознакомить с ним работника под роспись. Бухгалтерия должна оплатить отпуск не позднее чем за три дня до его начала. После того как соблюдены все необходимые формальности, работника, не соблюдающего график отпусков, можно привлечь к дисциплинарной ответственности за невыполнение приказа руководителя.

help.kdelo.ru/vk
В разделе «Виртуальный кадровик» вы найдете дополнительные образцы: график отпусков, приказ об утверждении графика отпусков, заявление на отпуск.

Ошибка 4. Отпуск работника не включили в график

Если работник по каким-то причинам не был включен в график отпусков, лишить его права на заслуженный отдых нельзя. Отпуск в таком случае предоставляется по соглашению между работником и работодателем на основании личного заявления сотрудника.

Пример

Елена С. полтора года находилась в отпуске по уходу за ребенком. На момент составления кадровик забыл включить ее в график. 1 февраля Елена С. вышла на работу и в августе написала заявление, на основании которого работодатель направил ее в очередной оплачиваемый отпуск.

Ошибка 5. В графике отпусков допущены неточности

Многие кадровики в такой ситуации составляют новый график. Однако переделывать и подписывать документ заново не стоит. Во-первых, значительная часть информации в нем указывается от руки (графы 7–9) и при ее переписывании можно снова наделать ошибок, а во-вторых, во многих организациях документ дополнен графой ознакомления работников с графиком отпусков, и собрать заново все подписи – нелегкая задача. Так как же внести исправления?

График составляется по унифицированной форме № Т-71, является первичным учетным документом и к нему применим тот же порядок внесения исправлений, который принят в бухгалтерском учете. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату внесения корректировок, а также подписи лиц, составивших документ, в котором они произведены, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц2.

Ошибка 6. Отпуск разделен на части без согласия работника

Есть работодатели, которые устанавливают в правилах внутреннего трудового распорядка обязательное разделение отпуска на части, например, одна из которых 14 дней и две по семь дней. На основании этого кадровики составляют график отпусков, в котором у всех работников отпуска поделены на части, считая, что требования законодательства соблюдены. Данное мнение ошибочно и подобные договоренности не имеют юридической силы, так как ухудшают положение работников по сравнению с трудовым законодательством (ст. 8 ТК РФ).

help.kdelo.ru/vk
В разделе «Виртуальный кадровик» вы найдете дополнительные образцы: заявление о предоставлении отпуска не по графику, приказ о предоставлении отпуска.

Разбить отпуск на части можно по соглашению сторон, при составлении графика на очередной год. Для того чтобы разделение было законным, его необходимо оформить в виде заявления (если это инициатива работника) или уведомления (см. образец), если это инициатива работодателя (ст. 125 ТК РФ). Эти документы должны быть подписаны обеими сторонами: на заявлении проставляется виза уполномоченного лица, а на уведомлении работник делает запись: «С уведомлением ознакомлен и согласен. Подпись. Расшифровка».

Запомните главное
 

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Мария ЛАПИНА,
консультант по кадровому администрированию ООО «Индустрия Делового Мира» (г. Уфа):

– Некоторые работники имеют право на предоставление оплачиваемого отдыха в любое удобное для них время, даже если ранее их желание пойти в отпуск в определенные дни было учтено при составлении графика отпусков. Отказать в переносе отпуска такому сотруднику работодатель не вправе.

Татьяна ВАСИЛЬЕВА,
юрист, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»:

– Исполнение графика отпусков обязательно как для работника, так и для работодателя. Обе стороны должны соблюдать положения утвержденных локальных норматиных актов. За нарушение этого требования для работодателя предусмотрена административная ответственность, а для сотрудника – дисциплинарная.

Наталья КОРЗУКОВА,
директор по персоналу и административным вопросам Monsoon Accessorize (Москва):

– Разбить отпуск на части можно только по соглашению сторон. Чтобы разделение было законным, его необходимо оформить в виде заявления (если это желание работника) или уведомления, если это инициатива исходила от работодателя (ст. 125 ТК РФ).


1 Утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2 Пункты 4.1–4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105.

Статьи по теме:
«Как оформить отпуск директору
«Отпуск на испытательном сроке: сложные вопросы и нестандартные ситуации»


Поделиться с коллегами

Будьте в курсе!

Комментарии экспертов, масштабная аналитика, инструкции по решению кадровых вопросов. Всё это можно найти в профессиональных статьях журнала «Кадровое дело». Подпишитесь на рассылку статей и получайте полезную информацию раньше всех.

Скачать
Кадровые шпаргалки
на каждый день
Скачать
Кадровое телевидение
Скачать
Самые популярные вопросы
этого месяца