Реорганизация, переименование, изменение адреса организации: как разобраться с документами?

27975
Предупреждение работников об изменении адреса. Фактическое место работы стало обособленным подразделением. Оформление декретниц при реорганизации. Объединение условий трудовых договоров разных компаний при реорганизации. Указание в трудовой книжке нового названия организации, если оно слишком длинное.

Горячие вопросы:

  • Когда работодатель должен предупреждать работников об изменении адреса?
  • Что делать, если фактическое место работы стало обособленным подразделением?
  • Как оформить декретниц при реорганизации?
  • Как при реорганизации объединить условия трудовых договоров разных компаний?
  • Как в трудовой книжке указать новое название организации, если оно слишком длинное?

Во всех ли случаях предупреждать работников об изменении адреса?

В трудовых договорах указан адрес офиса, находящегося в Москве. Компания планирует сменить офис и переехать в другой район города. Какова процедура уведомления сотрудников? Какие документы необходимо оформить?

По общему правилу, вы не обязаны предупреждать сотрудников о предстоящем переезде, поскольку работодатель остается в том же населенном пункте (ч. третья ст. 72.1 ТК РФ). Порядок действий будет зависеть от того, в каком разделе трудового договора указан адрес организации. Дело в том, что место работы с указанием местонахождения организации является обязательным условием трудового договора только в том случае, если работника принимают на работу в филиал или структурное подразделение, которое находится в другой местности (ч. вторая ст. 57 ТК РФ).

Если адрес указан в реквизитах трудового договора, то он не относится к его условиям и согласие работника на изменение места расположения работодателя не требуется. Нужно лишь исправить в трудовом договоре изменившиеся сведения (ч. третья ст. 57 ТК РФ). Например, зачеркнуть старый адрес и вписать новый. Основанием для этого будет приказ о внесении изменений в учетные документы.

Совет
Указывая место работы в трудовом договоре, ограничьтесь названием организации и города, в котором она находится, тогда при изменении адреса в пределах населенного пункта вам не придется вносить изменения в трудовой договор с работниками.

Если адрес указан в договоре в качестве места работы, то он становится обязательным условием трудового договора, и тогда необходимо уведомить работников и внести изменения в трудовой договор (ст. 72 ТК РФ). В таком случае вам нужно не позднее чем за два месяца до введения изменений предупредить сотрудника под роспись (ч. вторая ст. 74 ТК РФ). При согласии работника оформите дополнительное соглашение (ст. 72 ТК РФ). При отказе от работы в новых условиях трудовой договор можно прекратить на основании пункта 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса (отказ работника от продолжения работы в связи с изменением условий трудового договора определенных сторонами).

Документы в тему
Актуальные тексты документов доступны подписчикам электронного журнала на
Документ
Поможет вам
Статьи 57–59 ГК РФ Понять, как и в каких формах происходит реорганизация и правопреемство при реорганизации юридических лиц
Статьи 57, 72, 72.1, 74, 75 ТК РФ Определить, какие изменения нужно согласовать с работником и как их отразить в трудовом договоре
«Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»,
одобрена коллегией Главархива СССР от 27 апреля 1988 г., приказ Главархива СССР от 23 мая 1988 г. № 33
Ознакомиться с общими правилами регистрации документов

Как поступить, если по фактическому адресу организации работодатель зарегистрировал обособленное подразделение?

Наша организация зарегистрирована в Москве. В трудовых договорах с работниками в разделе «Реквизиты сторон» указан юридический адрес организации. Фактический адрес (где трудятся все работники) не совпадает с юридическим. В январе 2011 года по фактическому адресу было зарегистрировано обособленное подразделение. Нужно ли нам заключать с работниками дополнительные соглашения к трудовым договорам с указанием адреса обособленного подразделения (фактического места работы)? Как это оформить документально?

Работодатель обязан включить в трудовой договор с работником, принимаемым на работу в филиал или иное обособленное структурное подразделение, условие о месте его нахождения (ч. вторая ст. 57 ТК РФ). Изменение структурного подразделения является переводом, поэтому возможно только по соглашению сторон (ч. первая ст. 72.1 ТК РФ). Вам необходимо получить согласие сотрудников на работу в обособленном подразделении и оформить перевод дополнительным соглашением к трудовому договору. Затем издать приказ о переводе работников на другую работу по форме № Т-51 или № Т-5а1. Сведения о переводе внесите в трудовую книжку. При этом в самой записи необходимо указать, что работник переведен в обособленное подразделение, и указать его наименование и местонахождение (см. образец). Повторите запись о переводе в личной карточке (форма № Т-2)1 и ознакомьте работника с ней под роспись.

Статьи в тему: «Компания реорганизована: можно ли сделать перерасчет отпусков работникам?» (№ 1, 2012)
«Реорганизация компании: оформляем кадровые документы» (№ 11, 2010)
«Организация сменила адрес. Задачи кадровой службы» (№ 9, 2009)
Как исправить неправильную запись в трудовой книжке? (образец)
«Организация сменила имя: что писать в трудовых книжках?» (№ 6, 2005)

Реорганизация, переименование, изменение адреса организации: как разобраться с документами?

Словарь кадровика

Присоединение – вид реорганизации, при котором все права и обязанности реорганизуемой компании переходят к организации, к которой она присоединяется (п. 2 ст. 58 ГК РФ). После того как завершится присоединение, реорганизованная компания ликвидируется.

Что делать с декретницами при реорганизации?

Наше предприятие – муниципальное (сфера ЖКХ). Планируется реорганизация в форме выделения: одно из структурных подразделений передается другому предприятию. Согласно статье 75 ТК РФ, работники продолжают (при их желании) работать у нового работодателя. Но в этом подразделении есть сотрудница, которая находится в отпуске по уходу за ребенком. Подскажите, пожалуйста, как правильно поступить с ней?

Вы должны сохранить место работы сотрудницы на период отпуска по уходу за ребенком (ст. 256 ТК РФ). При этом законодательство не запрещает получить согласие работницы. Главное, чтобы реорганизация не была основанием для расторжения трудовых отношений и действовали условия трудового договора, определенные сторонами. Чтобы оформить кадровые документы, издайте приказ в свободной форме, на основании которого составьте дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором укажите изменившиеся реквизиты работодателя (ч. первая ст. 57 ТК РФ). О том, что предприятие реорганизовано в форме выделения, укажите в трудовой книжке, для этого внесите соответствующую запись в раздел «Сведения о работе»2.

Если сотруднице выплачивается пособие по уходу за ребенком, то ваша организация выплачивает его до момента реорганизации подразделения, а новый работодатель будет его выплачивать в том же размере со дня перехода декретницы.

Как объединить условия трудовых договоров при реорганизации в форме присоединения?

Произошла реорганизация в форме присоединения ООО «Альфа» к ООО «Бета». Работники ООО «Альфа» переведены в ООО «Бета» с сохранением условий трудового договора. Работники присоединенного ООО «Альфа» до реорганизации также работали в ООО «Бета»: кто-то по основному месту работы, кто-то по совместительству. Как теперь «объединить» трудовые договоры, заключенные с ними от имени ООО «Альфа» и ООО «Бета» в разное время, чтобы работники не потеряли в сумме зарплату и отпуска. Какие приказы нужно издать? Как внести изменения в трудовой договор, карточки формы № Т-2?

Давайте разберемся, работников какой компании затронет реорганизация в первую очередь. Как правило, изменения касаются только присоединяемого юридического лица (в вашем случае ООО «Альфа»). У организации, к которой оно присоединяется (ООО «Бета»), условия трудовых договоров с работниками и реквизиты должны остаться прежними. После завершения присоединения реорганизованная компания ликвидируется (ООО «Альфа»). При этом вы не увольняете работников присоединенного ООО «Альфа» и не оформляете перевод. Фактически вы передаете работников (в том числе и совместителей) и всю информацию о них организации-правоприемнику, к которой переходят права и обязанности реорганизованной компании. Поэтому выплачивать им компенсации за неиспользованные дни отпуска не нужно (ст. 127 ТК РФ). Стаж работы, дающий право на очередной оплачиваемый отпуск в новой компании включает работу в прежней организации (ст. 121 ТК РФ). Также продолжает свое действие и график отпусков.

http://help.kdelo.ru/vk
В разделе «Виртуальный кадровик» вы найдете образцы документов, чтобы оформить изменение наименования организации: приказ об изменении наименования организации в учетных документах, запись в трудовую книжку.

Так как все документы реорганизованной компании продолжают действовать для ее бывших работников, вам нужно лишь внести изменения в реквизиты. Для этого издайте приказ о внесении изменений в учетные документы, указав, что «ООО “Альфа”» с 11 мая 2012 года реорганизовано путем присоединения к ООО “Бета”». На основании этого приказа нужно внести изменения в трудовые книжки, трудовые договоры и иные учетные документы. Например, в личных карточках формы № Т-2 можно зачеркнуть старое название (ООО «Альфа») и внести новое (ООО «Бета»).

Чтобы сохранить условия трудовых договоров, после реорганизации вы можете разработать договоры в новой редакции, которая будет объединять условия труда обоих организаций. С согласия работников заключите дополнительные соглашения, заново изложив все содержание трудовых договоров.

Образец дополнительного соглашения к трудовому договору

Реорганизация, переименование, изменение адреса организации: как разобраться с документами?

Как указать в трудовой книжке новое название организации, если оно слишком длинное?

Можно ли при переименовании организации, например Института при академии наук, сократить его название, написать просто: «Институт с 10.05.2012 переименован в такой-то?»

Совет
Если вы внесли запись, используя сокращение, то придется провести изменение записи в трудовой книжке: признайте ее недействительной и внесите правильную.

Нет, нельзя. Наименование организации должно быть указано в трудовой книжке без каких-либо сокращений, за исключением случая, когда в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка после полного наименования организации указывается ее сокращенное наименование3. Если наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер2.

Чтобы облегчить работу кадровика, можно в трудовую книжку вместо внесения записи от руки поставить штамп об изменении наименования организации, который будет содержать старое и новое наименование организации (образец).

Реорганизация, переименование, изменение адреса организации: как разобраться с документами?

Как вести регистрацию приказов после реорганизации?

29 февраля 2012 года наше предприятие ФГУП преобразовано в ОАО. Получено свидетельство о государственной регистрации юридического лица от 29.02.2012. С целью корректной сдачи кадровых документов в архив мы открыли с этой даты новые журналы регистрации приказов и нумерацию приказов начали с 1-го номера. Правильно ли это?

Трудовое законодательство не обязывает работодателя вести журналы регистрации приказов. Вы вправе самостоятельно определить, продолжать вести журналы учета приказов, завести новые журналы по каждому виду приказов или не вести регистрацию вовсе. Поэтому вы поступили правильно, когда после сдачи кадровых документов в архив начали вносить записи во вновь заведенный журнал с первого порядкового номера. Вы можете создать журнал самостоятельно или воспользоваться готовым4.

Материал подготовила
Екатерина ПРОХОРОВА, юрист,
заместитель главного редактора журнала «Кадровое дело»


1 Утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Об отмене унифицированных форм читайте статью по ссылке.

2 Такое правило предусмотрено пунктом 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

3 Пункт 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

4 Вместе с журналом «Кадровое дело» № 6, 2012 вы получите Журнал регистрации приказов по основной деятельности.

Читайте статью об исправлении неправильных записей в трудовой книжке.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.64%
  • Иногда 56.13%
  • Не оформляем срочников 19.23%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль