Проверки в кадровой службе: кого ждать «в гости» в 2012 году?

3064
В 2012 году работодателей ждет несколько нововведений, касающихся проверок. Например, Пенсионный фонд РФ и Фонд социального страхования РФ в первую очередь проверят те организации, численность работников которых не меняется при снижающихся страховых взносах. Есть и еще несколько критериев, по которым компании попадают в так называемую зону риска.

В каком случае работодатель может попасть под проверку ФСС?
Например, если он часто корректирует расчеты по страховым взносам.

Будет ли ГИТ проверять аттестацию каждого рабочего места?
Да, будет.

Обратит ли ПФР внимание на кадровые документы, проверяя факт уплаты страховых взносов?
Да, обратит (например на трудовой договор работника, приказ о выплате премии и т. д.).

Чего ждать от проверок в 2012 году?

В 2012 году работодателей ждет несколько нововведений, касающихся проверок. Например, Пенсионный фонд РФ и Фонд социального страхования РФ в первую очередь проверят те организации, численность работников которых не меняется при снижающихся страховых взносах. Есть и еще несколько критериев, по которым компании попадают в так называемую зону риска (см. схему).

Проверки в кадровой службе: кого ждать «в гости» в 2012 году?

С 1 июля 2012 года1 Государственная инспекция труда будет проверять не только, провели вы аттестацию рабочих мест или нет, но и насколько качественно вы это сделали. Для этого проверяющий может запросить у вас трудовые договоры с работниками, локальные акты организации о гарантиях безопасных условий труда, поименные списки сотрудников, которым положены те или иные компенсации, а также карты аттестации рабочих мест по условиям труда и т. д.

e.kdelo.ru
Статьи в тему: «Проверки ФСС: готовность номер один» (№ 9, 2010)
«Чего работодателю ждать от проверки Пенсионного фонда?» (№ 7, 2010)

Это также касается и ФСС, поскольку размер скидок и надбавок по взносам будет зависеть в том числе и от аттестации. Поэтому фонд может даже выступить инициатором такой проверки со стороны ГИТ (подробнее о том, кто и что может проверить, см. в таблице).

Кто и что проверяет?
Кто проверяет
Что проверяет
Какие документы проверят

Пенсионный фонд РФ

– Правильно ли работодатель исчисляет страховые взносы;
– своевременно ли работодатель уплачивает взносы;
– достоверно ли работодатель представляет сведения о стаже и заработке работников для целей персонифицированного учета и др.
– Устав организации;
– трудовые и гражданско-правовые договоры;
– коллективные договоры;
– личные карточки работников;
– приказы (например о выплате премии);
– акты выполненных работ, платежные поручения;
– информацию о страховых свидетельствах государственного пенсионного страхования;
– поименные списки работников, имеющих право на досрочную пенсию;
– расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам;
– индивидуальные лицевые счета работников и др.
Фонд социального страхования РФ – Правильно ли заполнены листки нетрудоспособности, по которым работникам начислили пособия;
– правильно ли рассчитан страховой стаж сотрудников;
– совпадает ли время отсутствия сотрудника, указанное в табеле учета рабочего времени, с периодом нетрудоспособности;
– соответствуют ли поданные сведения результатам аттестации рабочих мест и проведенным обязательным медосмотрам работников
– Устав;
– коллективный договор;
штатное расписание;
– положение об оплате труда;
– приказы о выплате заработной платы и других вознаграждений;
– трудовые договоры с работниками;
– расчетные ведомости;
– копии платежных документов, подтверждающих уплату в фонд страховых взносов;
– заверенные копии документов, подтверждающих правильное расходование денежных средств (например, листки нетрудоспособности) и др.
Государственная инспекция труда – Соблюдает ли работодатель требования трудового законодательства в отношении своих сотрудников;
– правильно ли работодатель расследует и учитывает несчастные случаи на производстве;
– соблюдает ли работодатель требования по охране труда
– Устав организации;
– коллективный договор;
– штатное расписание;
– положение об оплате труда;
– правила внутреннего трудового распорядка;
– правила и инструкции по охране труда;
– положение о порядке обработки персональных данных;
– ведомости выплаты заработной платы;
– расчетные листки;
– приказы и основания к ним;
– график отпусков;
– трудовые договоры;
– трудовые книжки;
– приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
– личные карточки работников;
– табели учета рабочего времени и др.
Федеральная миграционная служба РФ – Соблюдает ли работодатель требования миграционного учета;
– соблюдает ли организация ограничения на допустимую долю иностранных работников;
– уведомил ли работодатель уполномоченные органы власти о приеме на работу иностранцев
– Устав организации;
– трудовые и гражданско-правовые договоры;
– разрешение на работу;
– документ, подтверждающий уведомление ФМС о привлечении к работе иностранных граждан;
– документ, подтверждающий право работников на законное пребывание на территории России и др.
Прокуратура – Не нарушает ли организация трудовые права сотрудников;
– соблюдает ли работодатель требования о работе с персональными данными;
– не нарушает ли работодатель права несовершеннолетних сотрудников
– Устав организации;
– трудовые и гражданско-правовые договоры;
– должностные инструкции;
– приказы (например о назначении на должность);
– положение об оплате труда;
– правила внутреннего трудового распорядка;
– правила и инструкции по охране труда;
– положение о порядке обработки персональных данных и др.
Документы в тему
new!
Актуальные тексты документов доступны подписчикам электронного журнала на e.kdelo.ru
Документ
Поможет вам
Федеральный закон от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (далее – Федеральный закон от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ) Уточнить свои права и обязанности при проведении проверок
Федеральный закон от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» Узнать, что с 2010 года ПФР контролирует не только поступление страховых взносов в сам Пенсионный фонд, но и в фонд обязательного медицинского страхования
Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» Разобраться, что такое индивидуальный лицевой счет работника
Федеральный закон от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» Уточнить, какие работники имеют право на досрочную пенсию
Соглашение о минимальной заработной плате в городе Москве на 2012 год между Правительством Москвы, московскими объединениями профсоюзов и московскими объединениями работодателей от 30 ноября 2011 г. Узнать размер МРОТ по Москве
Приказ Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 342н «Об утверждении Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда» Уточнить, что аттестовать нужно каждое рабочее место и не реже одного раза в пять лет

Что проверят в первую очередь?

Чтобы подготовиться к проверке, нужно сначала разобраться, на чем же будут акцентировать свое внимание проверяющие органы.

Например, проводя выездные проверки, ПФР обратит внимание на:

  • факт уплаты работодателем страховых взносов;
  • поименные перечни и списки сотрудников в тех организациях, работа в которых дает право на назначение досрочной пенсии по старости2;
  • адрес регистрации работника (чтобы убедиться, что извещение о состоянии индивидуального лицевого счета направили надлежащему лицу).

Совет
Перед проверкой ПФР постарайтесь уточнить, все ли данные за отчетный период отражены на индивидуальных лицевых счетах работников.

ФСС в первую очередь сосредоточит свое внимание на проверке больничных листов. Например, фонд будет проверять у работодателей:

  • листки нетрудоспособности, выписанные на длительный срок (свыше 15 дней);
  • указанный в больничном период нетрудоспособности (соответствует ли он периоду, обозначенному в табеле учета рабочего времени);
  • правильно ли рассчитано пособие по временной нетрудоспособности.

http://help.kdelo.ru/vk
В разделе «Виртуальный кадровик» вы найдете образцы документов по аттестации рабочих мест: карта аттестации, приказ о создании аттестационной комиссии, протокол заседания аттестационной комиссии.

>А вот ГИТ, явившись с проверкой к работодателю, прежде всего обратит внимание, есть ли у организации нарушения, связанные с:

  • оплатой труда работников;
  • обеспечением безопасности и условий труда сотрудников организации;
  • предоставлением гарантий и компенсаций беременным женщинам, работникам в возрасте до 18 лет, инвалидам и иным категориям работников.

Таким образом, перед визитом ГИТ проверьте, соблюдает ли ваша компания условие о МРОТ (по Москве он составляет с 1 января 2012 года 11 300 руб., а с 1 июля 2012 года – 11 700 руб.3), проведена ли аттестация рабочих мест (каждое рабочее место нужно аттестовать не реже одного раза в пять лет4). И не забывайте, что любое нарушение трудового права со стороны работодателя – это в некотором роде «приглашение» для инспектора.

А ФМС, как и прежде, будут интересовать наличие и подлинность документов, касающихся иностранных работников. Кроме того, миграционная служба обязательно проверит, есть ли у организации разрешение на привлечение и использование таких сотрудников.

Теперь остановимся на общих рекомендациях, соблюдая которые можно снизить риск неблагоприятного результата проверок.

Внимание!
Не забывайте о том, что вы имеете право обжаловать предписание, если не согласны с ним

Во-первых, проверьте еще раз все кадровые документы компании (см. перечень документов);

Проверки в кадровой службе: кого ждать «в гости» в 2012 году?

Во-вторых, приведите их в соответствие с требованиями закона и исправьте в них ошибки (если они есть).

В-третьих, вспомните основные права и обязанности проверяющих (см. таблицу). Это позволит вам пресечь возможные нарушения с их стороны, а также защитить интересы своей компании.

Основные права и обязанности проверяющих
Права проверяющих
Обязанности проверяющих
Посещать территорию и помещения проверяемой организации (только при выездной проверке) Представить удостоверение (только при выездной проверке), а также распоряжение о проверке
Требовать необходимые для проверки документы или их копии Внести запись о проведенной проверке в журнал учета проверок
Выдавать предписания, а также налагать административные взыскания на работодателя Назвать номер телефона проверяющей организации или вышестоящего органа по требованию работодателя
Как узнать о грядущей проверке?

Узнать о проверке вы можете на сайте соответствующего ведомства (например, на этом сайте или на этом). Так, чтобы уточнить, есть ли ваша организация в списке прокурорских проверок, нужно заполнить на сайте форму.

Проверки в кадровой службе: кого ждать «в гости» в 2012 году?

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Проверки в кадровой службе: кого ждать «в гости» в 2012 году?

Татьяна БАНДЮК,
заместитель начальника Главного управления Пенсионного фонда по г. Москве и Московской области № 3 (Москва):

– Перед проверкой ПФР вам обязательно нужно уточнить, все ли документы составлены правильно. Например, посмотреть, какие данные отражены на индивидуальных лицевых счетах работников, какой адрес регистрации они указали и сообщили ли в срок о том, что их анкетные данные изменились, правильно ли составлены поименные перечни и списки сотрудников, имеющих право на досрочную пенсию, и т. д.

Проверки в кадровой службе: кого ждать «в гости» в 2012 году?

Екатерина БРЕЕВА,
заместитель начальника правового отдела Московского регионального отделения ФСС России (Москва):

– Готовясь к визиту ФСС, посмотрите еще раз, правильно ли оформлены листки нетрудоспособности сотрудников (см. письма ФСС по листкам нетрудоспособности). Если вы нашли ошибку, листок нетрудоспособности лучше заменить еще до начала проверки. Но исправления в больничных листах нового образца, имеющих только технические недочеты, замены самого листа не требуют (письмо ФСС от 30 сентября 2011 г. № 14-03-11/15-11575). 

Проверки в кадровой службе: кого ждать «в гости» в 2012 году?

Ирина АКШОНОВА,
государственный инспектор труда по правовым вопросам Государственной инспекции труда в г. Москве (Москва):

– До того как к вам пожалует инспектор из ГИТ, проверьте, не нарушает ли ваша компания трудовые права работников. Соблюдается ли условие о минимальной оплате труда, проведена ли аттестация рабочих мест, предоставлены ли беременным сотрудницам соответствующие гарантии и компенсации и др.

Стоит ли опасаться проверок?

Проверки в кадровой службе: кого ждать «в гости» в 2012 году?


1 С 1 июля 2012 года вступит в силу новый Порядок экспертизы условий труда (www.minzdravsoc.ru/docs/mzsr/projects/1281).

2 Статьи 27, 27.1 и 28 Федерального закона от 17 декабря 2001 г. № 173ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации».

3 Соглашение о минимальной заработной плате в городе Москве на 2012 год между Правительством Москвы, московскими объединениями профсоюзов и московскими объединениями работодателей от 30 ноября 2011 г.

4 Пункт 8 приказа Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 342н «Об утверждении Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда».

Смотрите также правила заполнения больничного листа в 2013 году.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль