Как защитить интересы работодателя от злоупотреблений со стороны работников?

770
Можно ли считать злоупотреблением просмотр сайтов нерабочего содержания? – Да, можно Нужно ли согласовывать текст кадровых документов с юристами компании? – Да, желательно Необходимо ли разъяснять работникам правила работы с конфиденциальной информацией? – Да, необходимо

Можно ли считать злоупотреблением просмотр сайтов нерабочего содержания? – Да, можно.

Нужно ли согласовывать текст кадровых документов с юристами компании? – Да, желательно.

Необходимо ли разъяснять работникам правила работы с конфиденциальной информацией? – Да, необходимо.

Появлению злоупотреблений со стороны работников чаще всего способствуют недостаточно внимательная работа с кадровыми документами, поверхностная оценка кандидатов при приеме их на работу, излишнее доверие к сотрудникам, а также отсутствие четкой системы контроля. Рассмотрим основные категории злоупотреблений и расскажем, как свести к минимуму риск их появления.

Самые распространенные злоупотребления со стороны работников

Среди злоупотреблений, с которыми наиболее часто приходится сталкиваться руководителям компаний и специалистам кадровых служб, можно выделить следующие.

Представление поддельных документов (чеков из отелей, проездных документов, больничных листов и т. п.). Например, сотрудник может ночевать у своих родственников, но представить работодателю к оплате чек из отеля. Бывает, что работники незаконным путем приобретают больничные листы, чтобы с их помощью оправдать свое отсутствие на рабочем месте в течение нескольких дней.

www.kdelo.ru
Статья в тему: «Как смотрят суды на злоупотребление правом» (№ 11, 2009)

Использование ресурсов компании в личных целях. Сюда можно отнести:

  • просмотр сайтов нерабочего содержания (при этом каждый работодатель сам определяет, какие именно сайты считать нерабочими);
  • использование представительских расходов для личных целей;
  • заправка личного автомобиля по корпоративной топливной карте;
  • использование оборудования компании для личных целей (например, принтер используется для печати личных документов, корпоративный мобильный – для личных звонков, а автомобиль компании – для частного извоза и т. п.).

Отсутствие на рабочем месте сверх времени, разрешенного законодательством и правилами внутреннего трудового распорядка. Сюда можно отнести, в том числе, и опоздание сотрудника на работу.

Совет
Тщательнее проводите оценку соискателя при приеме его на работу (к примеру, получив с его согласия рекомендации с прежних мест работы), это поможет определить риск возникновения злоупотреблений со стороны такого работника.

Пример

Сотрудница М., сославшись на статью 108 Трудового кодекса, указала в объяснительной записке, что свое отсутствие на рабочем месте с 9.00 до 9.30 считает перерывом для отдыха и приема пищи. Однако руководством на нее было правомерно наложено дисциплинарное взыскание, так как, согласно Правилам внутреннего трудового распорядка, рабочий день начинался в 9.00, и до своего «перерыва» М. на рабочем месте не появлялась и работать не начинала.

Некорректное использование конфиденциальной информации. Например, сотрудник может поделиться с друзьями или родственниками конфиденциальными сведениями о деятельности работодателя либо компаний-клиентов, а может и целенаправленно предложить эти данные конкурентам.

Получение благ (выплат, льгот и т. п.) от компании в непредусмотренных случаях. Например, сотрудницы, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, иногда не соглашаются с тем, что после их ухода в декретный отпуск компании открепляют их от программы ДМС (бывают случаи обращения в суд с требованием вернуть эту льготу).

Каким бы ни было злоупотребление со стороны работника, кадровику приходится работать с его последствиями (дисциплинарные взыскания, конфликтные увольнения, суды). В связи с этим можно выделить несколько рекомендаций, касающихся того, как свести к минимуму вероятность возникновения таких злоупотреблений и как грамотно действовать, если они все-таки произошли.

Документы в тему
Документ
Поможет вам
Статья 108 ТК РФ Уточнить, что можно считать перерывом для отдыха и приема пищи
Статья 193 ТК РФ Правильно провести процедуру наложения дисциплинарного взыскания, что позволит снизить риск судебных разбирательств
Статья 244 ТК РФ Разобраться, в каких случаях рекомендуется оформить письменный договор о материальной ответственности
Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» Организовать работу с информацией, являющейся коммерческой тайной

Грамотно фиксируйте установленные правила

Режим рабочего времени, правила работы с оборудованием, использования мобильной связи и других ресурсов, правила выплаты вознаграждений и предоставления льгот – все должно быть отражено в локальных нормативных актах компании (положениях, приказах).

Работник должен быть ознакомлен с локальными нормативными документами под роспись. Своевременно обновляйте документы, и обязательно знакомьте с их новыми версиями сотрудников (из ознакомления должно быть понятно, с какой именно версией документа работник был ознакомлен).

Совет
Проекты готовых документов отдавайте на визирование юристам. Это позволит избежать конфликтных ситуаций с работником и доведения спора до суда.

Пример

Работник Т. взял оплачиваемый день отдыха, который ранее компания предоставляла всем сотрудникам (сверх положенных по закону), но позже эта льгота была отменена, в связи с чем Т. был уволен за прогул. С Правилами внутреннего трудового распорядка он был ознакомлен своевременно, однако из подписи Т. об ознакомлении не было понятно, с какой именно их версией. Сотрудник распечатал текст Правил, размещенный на внутреннем сайте компании, и предъявил его в суде. Это была старая версия, которую еще не успели либо забыли обновить. В результате этого суд восстановил Т. на прежнем месте работы.

Кроме того, заключайте договоры о полной материальной ответственности с сотрудниками, непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество (ст. 244 ТК РФ), с тем чтобы заранее определить их права, обязанности и ответственность за допущенные нарушения. Наличие детальных должностных инструкций также поможет правильно организовать работу сотрудников. Не имея должностных инструкций, вы не можете требовать от работника выполнения должностных обязанностей и не можете упрекнуть его в том, что он делает что-то ненадлежащим образом.

Словарь кадровика

Конфиденциальная информация – это внутренняя информация компании, распространение которой запрещено локальными нормативными актами. За распространение данной информации к работнику может быть применено дисциплинарное взыскание (в том числе увольнение). За однократное разглашение данной информации уволить сотрудника нельзя (п. 5 ч. первой ст. 81 ТК РФ).

Коммерческая тайна (новые продукты, технологии, разработки) – это информация, которая не известна третьим лицам, к ней нет свободного доступа, она может принести компании определенную прибыль. За однократное распространение данной информации работник может быть уволен в соответствии с подпунктом «в» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса.

Проверяйте документы, представленные сотрудниками к оплате

Проверить все больничные листы невозможно, но в ряде случаев (если есть основания подозревать злоупотребление со стороны какого-либо работника) имеет смысл сделать это доступными методами.

Пример

Сотрудник Г. написал заявление на отпуск вне графика, предоставить который руководство ему отказалось. И по «случайному совпадению» в первый день несостоявшегося отпуска Г. заболевает. По поручению руководителя компании начальник отдела кадров позвонил в поликлинику и проверил факт работы там врача, выдавшего Г. больничный. Оказалось, что указанный в листке временной нетрудоспособности врач в данной поликлинике не работает, что стало основанием для разговора с сотрудником об его увольнении и согласования с ним условий расторжения трудового договора.

Проверка путевых листов (на предмет соответствия расходов на бензин и пройденному километражу), счетов из отелей или проездных документов проводится, как правило, силами других подразделений (например, службой безопасности), сотрудники кадровой службы к этому не привлекаются. Но при этом кадровикам необходимо знать, что такие процедуры существуют, и быть готовыми по их результатам объявить работнику дисциплинарное взыскание либо провести с ним необходимые переговоры.

www.kdelo.ru
В электронной версии статьи вы найдете дополнительный образец: акт о непредставлении работником письменного объяснения.

Объявляйте дисциплинарные взыскания корректно

Процедура наложения дисциплинарного взыскания регламентирована статьей 193 Трудового кодекса, положениям которой необходимо четко следовать. На самом деле это не так сложно. А если сотрудник обратится в суд или трудовую инспекцию, нарушение со стороны работодателя этой процедуры приведет к отмене дисциплинарного взыскания (если при этом мерой дисциплинарного взыскания было увольнение, то работник может быть восстановлен на работе).

Если руководитель хочет уволить сотрудника немедленно, ваша задача состоит в том, чтобы предупредить его о возможных рисках. Суды негативно относятся к вынесению замечаний и выговоров с небольшими интервалами времени, так как суть дисциплинарного взыскания – не только наказать работника, но и дать ему возможность исправиться.

Поэтому в приказ о дисциплинарном взыскании (образец на стр. 42) можно включить, например, такой текст: «Руководителю подразделения Иванову И.А. дополнительно разъяснить работнику Петрову А.И его должностные обязанности» (режим рабочего времени и т.д.). В этих же целях можно отдельно подготовить для работника соответствующую инструкцию. Смысл этих мер заключается в том, что работодатель дает сотруднику возможность исправиться и способствует тому, чтобы нарушения не повторились.

Как защитить интересы работодателя от злоупотреблений со стороны работников?

Сотрудничайте с другими отделами

Вам наверняка довольно часто приходится сотрудничать с другими отделами (c юридическим отделом, IT-департаментом, службой безопасности и др.).

Мы уже говорили о необходимости согласовывать кадровые документы с юридическим отделом, если вы сами не являетесь профессиональным юристом. Знать закон зачастую недостаточно, поскольку во многих ситуациях необходима информация о судебной практике либо осведомленность в тех вопросах, которые находятся на стыке трудового и других областей права (например, корпоративного).

Совет
Если уволить сотрудника необходимо, старайтесь прибегать к бесконфликтным видам увольнения (например увольнению по соглашению сторон, п. 1 ч. первая ст. 77 ТК РФ). Это существенно снизит риски судебных разбирательств с уволенными работниками.

Пример

Специалист по персоналу оформила увольнение генерального директора по пункту 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса (прекращение трудового договора в связи с истечением срока его действия). Тогда как основанием для увольнения в таких случаях должно являться решение уполномоченного органа юридического лица о прекращении полномочий генерального директора (само же увольнение осуществляется по ст. 278 ТК РФ). Бывший генеральный директор обратился с иском в суд и был восстановлен на работе.

Совместно с отделом информационных технологий и службой безопасности целесообразно ввести уровни доступа к конфиденциальной информации и обеспечить ее защиту. Действия сотрудников по использованию Интернета, электронной почты и других ресурсов также могут быть зафиксированы этими службами и переданы в отдел кадров.

Исправляем ошибку
Ошибка

Работодатель наложил на сотрудника, совершившего дисциплинарный проступок, взыскание, не затребовав у него предварительно письменное объяснение.

Как правильно

В соответствии со статьей 193 Трудового кодекса до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение.

Что будет, если…

В этом случае работник (даже если он действительно совершил дисциплинарный проступок) имеет право обжаловать действия работодателя в ГИТ или обратиться с исковым заявлением в суд. Поэтому работодатель должен обязательно истребовать письменное объяснение сотрудника, прежде чем привлечь его к дисциплинарной ответственности. При этом важен именно сам факт истребования. Непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (если по истечении двух рабочих дней такое объяснение не представлено, нужно составить соответствующий акт).

Разработайте регламент работы с конфиденциальной информацией

Прежде всего определите, какие именно сведения для вашего бизнеса являются конфиденциальными, каков должен быть порядок работы с ними. А затем зафиксируйте это в соответствующем документе и ознакомьте работников с этим документом под роспись*.

Режим работы с коммерческой тайной включает в себя ряд мер, соблюдение которых требует дополнительных трудозатрат (например, нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации, учет лиц, получивших доступ к информации, и т.д.). Только после принятия обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, всех регламентированных законодательством мер, режим коммерческой тайны считается установленным.

www.kdelo.ru
Статьи в тему: «Как защитить информацию: вводим режим коммерческой тайны» (№ 10, 2009)
«“Полезный” Интернет, или Куда не стоит ходить работнику» (№ 7, 2008)

Кстати, работник может разглашать конфиденциальную информацию не только из злого умысла, но и по собственному незнанию. Поэтому в обязательном порядке разъясняйте своим сотрудникам правила работы с конфиденциальной информацией, предупреждайте их о возможных последствиях тех или иных нарушений, а также о том, как свести такие нарушения к минимуму (обычно эта информация сообщается сотрудникам при начале их работы в компании в рамках курса введения в должность).

И последняя рекомендация – не увлекайтесь предотвращением злоупотреблений. Вы вводите правила и ограничения, устанавливаете систему контроля, но вы доверяете сотрудникам, считая их самостоятельными и разумными людьми. Если вы нашли правильный баланс – значит, вам удалось снизить риски для бизнеса и при этом создать нормальную рабочую атмосферу, где люди могут раскрыть свой потенциал, так как чувствуют свою ценность и доверие со стороны компании.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Как защитить интересы работодателя от злоупотреблений со стороны работников?

Андрей ПАПКОВ,
кандидат исторических наук, доцент, заведующий кафедрой документоведения ФГАОУ ВПО «Белгородский государственный национальный исследовательский университет» (г. Белгород):

– Неразбериха в кадровых документах или их утеря могут быть причиной злоупотреблений со стороны работников. Поэтому любой документ работодателя должен быть четко идентифицирован. В этих целях он обычно содержит регистрационный номер, дополненный кодом подразделения, разработавшего этот документ.

Как защитить интересы работодателя от злоупотреблений со стороны работников?

Елена ВАЩУК,
старший юрисконсульт ОАО «САН ИнБев» (Москва):

– Важно установить критерии, по которым вы будете определять уважительность причин неисполнения работником должностных обязанностей. А также следить, чтобы наказание соответствовало тяжести совершенного проступка. Это особенно важно при наложении на сотрудника дисциплинарного взыскания за неоднократное неисполнение им без уважительных причин трудовых обязанностей (если он уже имеет другое дисциплинарное взыскание). Это предотвратит риск обжалования таким работником действий работодателя.

Материал подготовила Елена ЖУЛАНОВА,
директор по персоналу кадрового холдинга АНКОР (Москва)


* Также в компании может быть введено понятие коммерческой тайны и режим работы с ней.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль